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Checken Sie die Nebenkosten?

Nebenkosten verstehen und prüfen – was gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten? In acht einfachen Schritten zum Ziel!

Frau sitzt mit Laptop am Tisch und rechnet Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung nach.

Mal eben die Nebenkostenabrechnung prüfen – das geht! Laut Mieterbund enthalten so viele der Abrechnungen Fehler, dass es sich lohnt, sie zu suchen. Die gefundenen Fehler sind für Mieter nämlich oft bares Geld wert. Aber was gehört zu den Nebenkosten? Eine Mieterin sucht Rat und bekommt acht einfache Schritte zum Ziel gezeigt.

Plöpp. Das „Lotterielos“ ist in Christianes Briefkasten gelandet: Erstattung oder Nachzahlung, was schneit ihr diesmal mit der Nebenkostenabrechnung ins Haus? Der milde Winter hat Heizkosten gespart, dafür duschen die Teenagerkinder der Nachbarin ewig. Während Christiane im Kopf kalkuliert, sucht ihr Blick die wichtigste Zahl im Brief: „Nachzuzahlen sind 113,50 Euro, bitte überweisen Sie …“ Wie ärgerlich!

Frau sitzt am Tisch mit Abrechnung in der Hand und wundert sich über Berechnung der Nebenkosten.
Mit ein paar Tricks ist es ganz einfach, die Nebenkostenabrechnung zu verstehen.

Für ihre hübsche Maisonettewohnung in Oberbilk, zahlt Christiane seit Jahren brav ihre Nebenkosten, die „zweite Miete“, ohne über sie nachzudenken oder sie gar zu prüfen. Bisher hat sie jede Abrechnung schnell beiseitegelegt. In diesem Jahr will sie sich den Brief aber genauer ansehen und zu diesem Zweck Expertenwissen nutzen – sie wendet sich an den Deutschen Mieterbund. Christianes Vermieter hat das Mehrfamilienhaus geerbt, er ist als Vermieter Laie. Es kann schon sein, dass er aus Unwissenheit Fehler macht. Verlangt er versehentlich zu viel, könnte sich das im Laufe der Jahre ganz schön summieren …

Abrechnung prüfen in 8 einfachen Schritten

Man muss kein Immobilienwirt sein, um eine Nebenkostenabrechnung verstehen zu können – aber man muss wissen, worauf man beim Check achten sollte. Christiane und ein freundlicher Berater vom Mieterbund prüfen die Aufstellung Schritt für Schritt:

Laptop steht auf einem Jahreskalender zur Übersicht der Frist für Betriebskostenabrechnung.
Vermieter müssen die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Kalenderjahres an den Mieter schicken, sonst verjährt die Abrechnung.

Schritt 1: Der Blick auf den Kalender

Eine richtig gute „Gewinnchance“ bietet sich beim schnellen Datums-Check: Christianes Vermieter hat nach Ablauf des Wirtschaftsjahres jeweils ein Jahr lang Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Flattert sie erst nach mehr als einem Jahr ins Haus, muss Christiane keine Nachzahlung mehr leisten. Auf eine Erstattung hätte sie jedoch immer noch Anspruch. Christiane freut sich, diese mieterfreundliche Regelung jetzt zu kennen. Ihr Vermieter hatte sein Rechenwerk aber rechtzeitig fertig. Weiter geht’s.

Miete und Nebenkosten werden mit einem Stift in den Mietvertrag geschrieben.
Ein Vermieter darf nur die Kosten auf den Mieter umlegen, die im Mietvertrag vereinbart sind.

Schritt 2: Der Blick in die Nebenkostenliste

Welche Nebenkosten muss Christiane als Mieterin überhaupt zahlen? Sie muss nur für gesetzlich zugelassene und vertraglich vereinbarte Nebenkosten aufkommen: Die einzelnen Kostenposten müssen also ausdrücklich sowohl im Gesetz als auch im Mietvertrag aufgeführt sein. Eine Formulierung wie „sonstige Betriebskosten“ gilt nicht – jede Kostenart muss exakt benannt sein. In Standardverträgen, die es als Vordrucke gibt, sind nur umlagefähige Nebenkosten erfasst, aber gerade individuelle Verträge oder Vereinbarungen sollte man genau prüfen.

Jetzt kommt der „Bingo-Teil“ des Nebenkosten-Detektiv-Spielchens: Wer Fehler sucht, vergleicht seine Nebenkosten mit denen der folgenden Liste und mit denen im Mietvertrag. Nur Doppeltreffer sind vom Mieter zu zahlen! Na, Bingo?

Die folgenden Arten von Kosten – und nur diese – darf ein Vermieter umlegen, denn sie stehen in der amtlichen Betriebskostenverordnung:

  • Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
    Dazu gehört oft die Grundsteuer, selten eine Deichabgabe.
  • Wasserversorgung
    Umfasst neben den Kosten für den Wasserverbrauch auch die Anmietung von Wasserzählern sowie Eich- und Abrechnungskosten, kann auch eine hauseigene Wasserversorgung oder -aufbereitung betreffen.
  • Entwässerung
    Das sind städtische Kanalgebühren oder Kosten für eine private Entwässerungsanlage, auch die Kosten einer Entwässerungspumpe sind umlegbar.
  • Heizkosten
    Hier geht’s nur um Zentralheizungen. Gasetagenheizungen lassen sich einzeln ablesen und direkt mit dem Energieversorger abrechnen. Bei zentralen Anlagen zahlt man nicht nur einen Anteil der Brennstoffkosten wie Gas- oder Ölpreis oder eine Fernwärmelieferung, sondern auch die Miete von Zählern sowie die Reinigungs-, Prüf- und Wartungskosten der jeweiligen Heizungsanlage.
  • Warmwasser
    Die Kosten des Betriebs einer zentralen Wassererwärmung kann zum Beispiel eine zentrale Ölheizung verursachen, die mehreren Mietparteien warmes Wasser liefert. In diesem Fall müssen die so entstehenden Kosten von den Heizkosten abgetrennt werden. Meistens sind Wasserzähler installiert, die die erwärmte Wassermenge registrieren, die verbrauchte Energie wird per Formel aus diesem Wert ermittelt. Zu den Warmwasserkosten gehört auch die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.
  • Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
    Ergänzt Punkt „Heizkosten“ um verbundene Heizanlagen und Warmwasserbereiter.
  • Betrieb eines Aufzugs
    Dieser Posten umfasst alles, was ein Aufzug kostet: Strom für den Betrieb, Pflege, Beaufsichtigung, Prüfung, Reinigung der Anlage und Notrufbereitschaft.
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung
    Für eine saubere Straße und den Müllabtransport sorgt die Stadt gegen Entgelt.
  • Gebäudeeinigung und Ungezieferbekämpfung
    Die Reinigungskosten für gemeinsam genutzte Gebäudeteile kann der Vermieter umlegen, bei der Ungezieferbeseitigung nur laufend entstehende Kosten, nicht die Entfernung einer bestehenden Plage. Eine Wespennestentfernung zahlt in der Regel der Vermieter, außer wenn der Mieter eindeutig selbst für einen Befall verantwortlich ist, dann muss er selbst zahlen.
  • Gartenpflege
    Dieser Posten meint die Pflege aller „gärtnerisch angelegten Flächen“.
  • Beleuchtung
    Zum „Flurlicht“ gehört neben der Beleuchtung von gemeinsam genutzten Gebäudeteilen wie Flur, Keller und Waschküche auch die Außenbeleuchtung.
  • Schornsteinreinigung
    Kehrgebühren fallen nach Gebührenordnung an.
  • Sach- und Haftpflichtversicherung
    Die Beiträge zur Gebäudeversicherung gegen Brand-, Leitungswasser-, Sturm- und Hagelschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug werden nach Wohnfläche umgelegt.
  • Hauswart
    Wenn es einen angestellten Hausmeister gibt, können Lohn und Sozialbeiträge oder Hausmeisterleistungen, die ein Unternehmen erbringt, auf die Mieter übertragen werden.
  • Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen
    Darunter fällt der Strom für den Betrieb, die Prüfung oder Einstellung einer Anlage.
  • Wäschepflege
    Die laufenden Kosten für Gemeinschaftswaschmaschinen, Trockner, Bügelautomaten etc. zahlt die Mietergemeinschaft, wenn bei Münzgeräten die Einnahmen nicht ausreichen, diese zu decken.
  • Sonstige Betriebskosten
    Nur im Mietvertrag fixierte Posten wie Schwimmbad, Feuerlöscherprüfung, Dachrinnenreinigung, Prüfung einer Elektroanlage, Prüfung von Gasleitungen und laufende Kosten einer Lüftungsanlage müssen anteilig vom Mieter übernommen werden.

Christiane fragt den freundlichen Herrn vom Mieterbund, welche Kosten wohl besonders oft unberechtigterweise von Vermietern auf ihre Mieter umgelegt werden. Er plaudert aus dem Nähkästchen und nennt als echte Klassiker:

  • Kosten für Reparaturen
  • Hausverwaltung
  • Kontoführungsgebühren und
  • die Prüfung der Standsicherheit von Bäumen.

Diese Kosten dürfen nicht umgelegt werden, tauchen aber immer wieder in Nebenkostenabrechnungen auf.

Dienstleister für Gas, Wasser und Strom prüft Rohre im Keller.
Der Vermieter darf keine überteuerten Dienstleister beauftragen und muss das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten.

Schritt 3: Der Blick auf die Wirtschaftlichkeit

Wenn ein Vermieter Dienstleister beauftragt, muss er das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten und mit dem Geld, das ihm seine Mieter als Nebenkosten anvertrauen, vernünftig wirtschaften. Fallen in der Abrechnung besonders hohe Nebenkosten auf, kann man als Mieter Einspruch einlegen: Der Vermieter darf keine überteuerten Angebote annehmen und muss eventuell auch Vergleichsangebote einholen.

Neben der Gebäudeeffizienz ist auch die Verhältnismäßigkeit relevant: Christianes Vermieter darf für die Gartenpflege kein 5-köpfiges Team beschäftigen, wenn die Arbeit im überschaubaren Vorgarten auch von einer Person erledigt werden kann.

Bei größeren Wohneinheiten sind zu viele oder zu große Müllcontainer, die nicht ausgelastet werden, oft ein deutlicher Kostentreiber. Hier lohnt sich eine Bitte an den Vermieter, das Angebot dem Bedarf anzupassen.

Wenn der Vermieter eine große Gesellschaft oder ein Konzern ist, der eigene Kräfte oder Subunternehmer für Dienstleistungen beschäftigt, sollte man genau hinschauen: Fallen die abgerechneten Kosten im Marktvergleich aus dem Rahmen, verletzt der Vermieter das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Schritt 4: Der Blick auf die Flächenangeben

Stimmt die angegebene Fläche? Es kann sich lohnen, die der Rechnung zugrunde liegenden Angaben zu überprüfen, denn die Fläche ist ein Multiplikator für viele Kostenarten – so werden aus wenigen Zentimetern im Laufe der Jahre viele Euro. Der Vermieter darf sich bei der Nebenkostenabrechnung nicht irren, es darf keine Flächenabweichung geben.

Christiane greift zu Zollstock und Taschenrechner. Da sie in einer Maisonettewohnung lebt, muss sie dabei beachten, dass Flächen unterhalb von Schrägen bis zu einem Meter Raumhöhe nicht zur Wohnfläche zählen und Flächen unter einer Schräge mit einer Raumhöhe von ein bis zwei Metern nur zu 50 Prozent angerechnet werden.

Schritt 5: Der Blick auf die Plausibilität

Kann das so hinkommen? Um echte Ausreißer ohne große Rechnerei zu entdecken, vergleicht man seine Abrechnung mit durchschnittlichen Kosten. Pi mal Daumen kann man in Deutschland durchschnittlich mit monatlichen Betriebskosten von etwa 2,20 € je qm und monatlichen Heizkosten von etwa 1,10 € je qm rechnen. Große Hausgemeinschaften produzieren erfahrungsgemäß etwas höhere Nebenkosten, sehr moderne Häuser mit hoher Gebäudeeffizienz liegen bei den Heizkosten weit unter dieser Marke.

Zur genaueren Plausibilitätsprüfung haben das Internet und der Deutsche Mieterbund freundliche Helfer zu bieten – mit Heizkostenrechner und Betriebskostenspiegel prüft man schnell und einfach, ob die eigenen Werte im aktuellen Durchschnitt liegen.

Betriebskostenspiegel Deutscher Mieterbund DMB
Mit dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes prüft man schnell und einfach, ob die eigenen Werte im aktuellen Durchschnitt liegen.

Schritt 6: Der Blick auf die Verteilung

Der Begriff „Verteilerschlüssel“ klingt nach einem technischen Bauteil, ist aber kein physisches Ding, sondern die Art der Kostenverteilung. Die meisten Betriebskosten werden anteilig nach der gemieteten Fläche aufgeteilt. Je mehr Quadratmeter Wohnfläche, desto größer das Stück vom Nebenkostenkuchen. Die zweithäufigste Verteilung ist die Umlage nach Personenzahl. Pro Kopf können Wasser, Abwasser, Flurstrom und die Abfallentsorgung abgerechnet werden.

Einige Kosten werden gar nicht aufgeteilt, sondern direkt zugeordnet. Christiane muss beispielsweise die Wartung ihrer Gastherme selbst übernehmen. Die Wartung schon, eine Reparatur nicht. Der Vermieter muss sich bei der Wahl des Verteilerschlüssels an den Mietvertrag halten und in der Abrechnung erläutern, welchen Schlüssel er angesetzt hat.

Beim Thema Heizkostenverteilung wird es ein wenig komplizierter:
Weil Heizungsanlagen niemals einen Wirkungsgrad von 100 % haben und ein Teil der bezogenen Energie verloren geht, hat der Gesetzgeber folgenden Umlageschlüssel beschlossen: Die Heizkostenverordnung gilt für alle Gebäude mit zentraler Heizungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter verteilt werden und für Gebäude, die mit Fernwärme beheizt werden. Sie verlangt eine Aufteilung von 50 % bis 70 % nach Verbrauch und 30 % bis 50 % nach festem Verteilerschlüssel – das ist meistens die Wohnfläche.

Schritt 7: Der Blick in die Belege

Als Vermieter muss man die Originalrechnungen, die der Abrechnung zugrunde liegen, seinen Mietern zur Einsicht bereitstellen. Oft liegen der Nebenkostenaufstellung Kopien bei oder eine Mietpartei bekommt die Belege, während die anderen Parteien einen Hinweis erhalten, bei wem die Belege eingesehen werden können. Zu prüfen hier: Hat der Vermieter die Beträge korrekt übertragen?

Schritt 8: Der Blick auf den nächsten Schritt

Ich habe etwas gefunden! Wie viel Zeit bleibt mir, um auf eine Nebenkostenabrechnung zu reagieren? Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung habe ich als Mieter eine Einwendungsfrist, die kurzfristig und angemessen sein soll. Reagiert man innerhalb von 4 Wochen, ist man auf der sicheren Seite. Auch 8 Wochen können je nach Rechtsprechung noch in diesen Zeitraum fallen.

Sie sind nicht allein

„Stehe ich mit meiner Verwirrung beim Thema Nebenkosten eigentlich allein auf weiter Flur?“, fragt Christiane. Nein, das tut sie nicht. In NRW sind 300.000 Haushalte Mitglied im Deutschen Mieterbund. Nebenkosten und ihre Abrechnung sind Hauptberatungsthemen und oft der Grund, warum sich Mieter an den DMB wenden.

Christiane hat in der Abrechnung ihres Vermieters tatsächlich einen Haken gefunden: Er hat die Reparaturkosten des Dachfirsts auf seine Mieter umgelegt – das ist nicht rechtens. Sie wird ihn freundlich auf seinen Irrtum hinweisen und im nächsten Jahr wieder genau hinsehen, wenn das „Lotterielos“ in ihren Briefkasten fällt.